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Automatize processos e ganhe produtividade

A automação ainda é vista por muitas pessoas como uma ameaça. Alguns dizem que ela irá roubar nossos empregos, mas na verdade ela pode ser a maior aliada do trabalho. Na busca por eficiência, muitas empresas estão buscando formas de automatizar processos para aprimorar o desempenho e garantir os melhores resultados.

Veremos nesse artigo que as possibilidades trazidas pela automação de processos e sistemas representam uma mudança significativa no desempenho das atividades. Reduzir o tempo necessário para a realização de cada atividade resulta em uma redução de custos e um melhor rendimento. Buscar formas de automatizar as tarefas podem também te ajudar a aumentar sua produtividade e eficiência, seja no trabalho ou na vida diária. 

A nossa civilização busca formas de simplificar e otimizar o trabalho. Todos os avanços tecnológicos surgem no intuito de tornar as coisas mais fáceis para nós. As indústrias fizeram da automação uma arte, desenvolvendo tecnologias para evoluir as mais diversas áreas. 

É claro que esse conceito também pode ser aplicado em processos empresariais e administrativos, assim como na gestão estratégica, garantindo melhores resultados. Os avanços nas tecnologias de informação, computação (hardware e software) aceleram o processo de automação, agora presente tanto nas fábricas quanto nos escritórios.

Com a automação de processos podemos ver benefícios como:

  • Mais tempo e atenção disponível.
  • Execução de atividades consistentes e planejadas.
  • Menor risco erros ou de perder algum detalhe importante.
  • Menos estresse relacionado à necessidade de se lembrar e gerenciar as tarefas.
  • Maior comprometimento, rendimento e finalização das atividades.

Mas…

O QUE É AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS? 

Um processo é qualquer série de atividades que realizam um objetivo e que podem ser representadas em um fluxograma. A automação de processo, por sua vez, é uma atividade que inclui analisar os processos existentes dentro de uma empresa, identificar as áreas de ineficiência e otimizar esses processos, visando reduzir o consumo de tempo, energia e recursos. 

Isso pode incluir o desenvolvimento e a instalação/integração de programas e ferramentas para facilitar uma ampla variedade de processos, podendo ser aplicadas em qualquer área da empresa, desde o empacotamento de produtos ao gerenciamento corporativo. 

Situações e ambientes estão sempre mudando, então os processos de automação são atividades que precisam ser revisadas constantemente. Parte da automação de processos é dedicada a avaliar a eficiência de ações anteriores e fazer alterações no processo para aumentar ainda mais a eficiência e reduzir o desperdício. Esta revisão pode e deve ser feita em intervalos regulares.

A automação de processos requer um comprometimento de todos os níveis da empresa, desde o quadro de funcionários aos executivos. Todo o pessoal precisa compreender a importância de melhorar a eficiência da empresa, entendendo que o investimento em automação de processos resultará em um retorno significativo que é benéfico para funcionários, clientes e acionistas.

Para que se obtenha sucesso, os principais fatores a serem considerados na implementação de sistemas de automação incluem soluções em rede rápidas e confiáveis, como computadores industriais que, ao serem combinados com softwares avançados de controle de processo, funcionam como supervisores de automação com a capacidade de conectar máquinas e fábricas externas.

AS VANTAGENS DE AUTOMATIZAR

Assim como na industria, processos empresariais e administrativos também podem tirar muito proveito da automação. Quando esses processos são propriamente automatizados, o objetivo é reduzir o desperdício de tempo e recursos que ocorre na forma tradicional de realizá-los.

Vejamos um exemplo simples. Imagine que você esqueceu de configurar a sua assinatura de e-mail e então precisa escrever “atenciosamente, a gerência” manualmente em cada e-mail enviado. Isso parece ser irrelevante, certo? Agora imagine que você escreve 30 e-mails por dia e gasta cerca de meio minuto para escrever essa mesma frase todas as vezes. 

Isso significa que você perde cerca de 15 minutos todos os dias, são 75 minutos por semana, mais de 300 minutos por mês, e assim por diante. Isso é muito tempo escrevendo uma mesma frase que poderia simplesmente ser automatizada uma única vez, poupando seu tempo para sempre. 

Agora vamos supor que todas as pessoas de um escritório cometem esse mesmo pequeno erro (entre outros). A questão que fica é: quanto tempo é perdido?  

Um outro exemplo da automação de processos é a eliminação de formulários de papel. Quando os funcionários podem inserir suas solicitações em formato eletrônico, uma cópia pode ser enviada para cada contato necessário e a solicitação pode ser inserida automaticamente no sistema de requisição e vinculada ao sistema de contabilidade assim como ao sistema de remessa/recebimento. Essa mudança do registro em papel para um registro eletrônico elimina a necessidade de que um funcionário fique responsável inserir esses dados em um ou mais sistemas para conduzir o processamento, rastreamento e notificação.

Se a sua empresa dispõe de pessoas em campo ou atue em diferentes locais, pode ser interessante buscar um sistema de automação que funcione online. Sistemas em nuvem promovem diversos benefícios para as empresas, incluindo o acesso a dados e sistemas diretamente de qualquer computador ou celular. A computação em nuvem irá acelerar a adesão às ferramentas de automação, resultando em um aumento notável nos níveis de produtividade dos provedores de serviços, assim como na redução de seus custos de entrega. Espera-se que essas ferramentas e soluções de automação economizem até 25% das horas de trabalho. 

Alguns benefícios observados a partir da automação são:

  • Redução de custos: esse é uma das vantagens mais evidentes. A automação agiliza a sua dinâmica de trabalho, fazendo com que você possa fazer mais em menos tempo. Há quem diga que você precisa gastar muito dinheiro com essas ferramentas especiais de automação. No entanto, com a automação dos processos, a necessidade de diversos funcionários para atender essas mesmas funções também é reduzida. 
  • Melhor produtividade: Quando você perde menos tempo com trabalhos manuais e repetitivos, você pode expressar sua criatividade e aplicar suas habilidades em projetos mais importantes.
  • Confiabilidade: Há muito menos erros quando o fator humano é eliminado do processo. As atividades corriqueiras frequentemente são acompanhadas de pequenos erros devido a distração ou negligência. Com a automação esses problemas praticamente desaparecem.
  • Economia de tempo: Esse ponto dispensa explicações. Ferramentas tornam o trabalho mais dinâmico e facilitam a vida, dentro e fora das empresas.
  • Melhor análise de desempenho: Acompanhar o progresso das suas atividades se torna uma tarefa mais simples e precisa quando você utiliza ferramentas e sistemas de automação no seu trabalho. Por exemplo, se você enviar e-mails através de uma ferramenta dessas, não será necessário contar manualmente o número de e-mails ou a taxa de abertura se há uma ferramenta que contabiliza, armazena e apresenta todos esses dados organizadamente para você.

 

QUANDO E COMO IMPLEMENTAR A AUTOMAÇÃO?

Automatizar processos podem trazer muitos benefícios para as empresas, como observamos. No entanto, a automação nem sempre é possível e não resolverá todos os seus problemas. Implementar esses recursos requer um planejamento adequado, assim como metas e prioridades bem definidas. 

Negligenciar essas etapas e simplesmente tentar automatizar tudo pode trazer mais problemas do que soluções. Tarefas extremamente simples ou pouco frequentes podem não ser o tipo de processo que precisa ser automatizado. 

Apesar das possíveis melhorias, elas podem não valer o esforço necessário para a aplicação. Há casos em que os custos da automação são maiores que os benefícios, portanto é necessário avaliar os processos e verificar se o retorno dos investimentos compensam, caso contrário a automação é inviável. Além disso, a automação de certos processos pode prejudicar a relação com o cliente, gerando uma experiência negativa com a sua empresa, em vez de facilitar as coisas. 

Agora que você já sabe os fatores que indicam quando automação não é vantajosa, vamos falar sobre as características dos processos que os fazem ser bons candidatos para a automação.

  1. Processos repetitivos

Comece com processos menores, constituídos por pequenas atividades, mas que precisam ser executadas devidamente. Por mais que a automação possa fortalecer processos complexos, é muito mais fácil começar a transição por processos mais simples. Qualquer deslize pode ser corrigido rapidamente sem prejudicar toda a organização. Os resultados também podem ser verificados em um curto período de tempo. Além disso, ter um caso de sucesso como exemplo irá fazer com que a gerência aprove a implementação de outras iniciativas similares.

  1. Processos com erros frequentes

A dinâmica do trabalho geralmente envolve muitas áreas e pessoas antes de chegarem a um resultado. Isso, somado a mecanismos manuais, pode ser a causa de atrasos, erros e revisões, gerando custos desnecessários para a empresa. A automação pode prevenir isso, garantindo uma maior qualidade nos processos. 

  1. Processos lentos

Alguns processos se deparam com questões legais e, para que possam avançar, dependem de ações externas que estão fora do controle da empresa. A automação evita que dados sejam perdidos, o que tornaria esses processos ainda mais lentos. 

  1. Processos difusos

Alguns processos podem ser difusos. Dados fluem entre diferentes planilhas e sistemas, de um time a outro, do início ao fim. Isso dificulta o monitoramento e o controle sobre os prazos e responsabilidades. Com as ferramentas certas é possível otimizar e centralizar esses processos.

  1. Processos com planejamento rígido

Existem processos que dependem da execução de um planejamento rígido e que geralmente envolvem solicitações que precisam ser encaminhadas para diferentes aprovações, dependendo das características. É comum que esse planejamento tenha uma flexibilidade limitada, e nesses casos atribuir esse processo a uma plataforma de automação especializada pode gerar bons resultados. 

Alguns outros pontos que indicam a necessidade de automação são: grande número de tarefas, muitas pessoas necessárias para executar as tarefas, urgência, impacto em outros processos e sistemas ou a necessidade de autorização e acompanhamento de diferentes equipes ou setores da organização. 

A implementação passa por um processo de modelagem, aplicação, análise e melhoria. Um técnico irá avaliar se é necessário criar uma solução customizada para executar a função desejada ou adquirir uma ferramenta ou software já existente. Soluções customizadas tem a vantagem de ser flexíveis e adaptáveis, feitas sob medida para atender determinadas necessidades. Se a escolha for adquirir um programa de automação, as empresas precisam saber os custos assim como antecipar o retorno desse investimento. Seja qual for a escolha, quanto antes essas soluções forem aplicadas, mais rápido a empresa irá ver os resultados.

Mas atenção: simplesmente adquirir uma ferramenta de automação de processos não é uma garantia de sucesso. É necessário uma abordagem pragmática para isso. Alguns pontos a serem levados em consideração são:

  • É necessário ter um claro entendimento sobre quais são as atividades envolvidas, as pessoas responsáveis e quando cada tarefa precisa ser executada.
  • Tenha objetivos bem definidos ao automatizar processos. Isso poupará tempo em todas as etapas, principalmente nas fases de análises e melhorias. 
  • Meça os resultados com uma abordagem em etapas. Muitas pessoas ficam decepcionadas por não verem os resultados surgirem da noite para o dia.
  • Invista tempo no treinamento dos funcionários, considerando um período de ajuste.
  • Adote uma análise de longo prazo para obter um melhor ROI.
  • Use soluções prontas, quando estas estiverem disponíveis.

Ao observar as ineficiências existentes dentro do seu negócio, talvez seja interessante contratar especialistas em automação de processos para te ajudar. É necessário analisar seu fluxo de trabalho diário, avaliar os pontos fracos assim como as áreas onde sua empresa está desperdiçando tempo e recursos em seus processos atuais, desenvolver estratégias de automação que envolvam eliminar processos que não geram valor para a empresa ou para o consumidor. Processos duplicados serão conciliados, assim como processos exaustivos serão automatizados, integrando as ferramentas de produtividade existentes.   

Uma estratégia de automação eficiente é essencial para poupar tempo e recursos, garantindo que a equipe tenha mais tempo livre para se organizar, planejar e crescer.

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Sucesso e até a próxima.

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