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Como montar um plano de ação para reduzir os custos do seu negócio?

Como montar um plano de ação para reduzir os custos do seu negócio?

A redução de custos é um assunto que sempre está entre as preocupações de qualquer empreendedor, sobretudo com um mercado altamente competitivo e a atual crise gerada pela pandemia da Covid-19. Por isso, é fundamental que os gestores estejam sempre atentos às melhores formas de otimizar processos e eliminar gastos desnecessários ao longo da jornada de trabalho. 

Embora muitas pessoas acreditem que reduzir os custos de um negócio consista apenas em cortar os gastos conforme a intuição manda, esta é uma ação que pode ser muito mais complexa. Antes de mais nada, é preciso entender quais são os fatores que compreendem os gastos do seu negócio e quais são essenciais para o funcionamento da empresa. Dessa maneira é possível fazer uma gestão planejada dos gastos, sem que o negócio seja comprometido. 

Reduzindo os custos do seu negócio: como montar um plano de ação?

O primeiro passo é colocar no papel todos os custos da empresa, separando-os entre fixos e variáveis: o primeiro tipo diz respeito aos gastos diretamente relacionados à produção ou prestação de serviços oferecidos pelo empreendimento, tais como matéria-prima, mão de obra e equipamentos. Os custos variáveis, por sua vez, são aqueles que sofrem alterações conforme o fluxo de trabalho — tais como energia elétrica e conta de água. 

A partir desta separação, é possível identificar setores e atividades que podem estar consumindo mais recursos do que deveriam, além de oportunidades para otimizar cada um deles. Com esses dados em mãos, é possível seguir um plano de ação baseado nos seguintes passos:

Tenha um estoque inteligente

Um planejamento eficiente do estoque é fundamental para a redução de custos desnecessários em sua empresa, evitando perdas de mercadoria ou compras indevidas de produtos que ficarão meses parados. Parte do seu plano de ação, portanto, deve incluir uma análise detalhada do seu estoque e de como é o giro das mercadorias. 

Vale lembrar que, embora um estoque reduzido certamente represente um menor custo com aquisição de produtos, esta nem sempre é a melhor opção. Isso porque o estoque é essencial para que o cliente tenha uma experiência satisfatória, e a falta de mercadoria pode fazer com que ele opte por fazer negócio com outra empresa. O ideal, portanto, é saber exatamente qual a frequência ideal de compra e o tamanho dos pedidos, garantindo que o estoque esteja sempre dentro do necessário, sem que nada sobre ou falte.

Aposte em pequenas economias

Iniciativas aparentemente simples e insignificantes podem representar uma grande economia no final do mês. Aposte em ações como reduzir o consumo de papel, desligar os computadores que não estão em uso e evitar o uso de descartáveis — dando preferência para opções reutilizáveis e recursos de comunicação digital. Dessa forma, é possível economizar com insumos e ainda incentivar sua equipe a ser mais sustentável.

Negocie com fornecedores

Se você tem fornecedores fixos e que trabalham com sua empresa em longo prazo, é possível renegociar contratos de modo que eles se tornem mais interessantes para a economia do seu negócio. Isso inclui não apenas conseguir preços mais baixos, mas condições diferenciadas de pagamento ou prazos mais condizentes com a realidade do seu empreendimento. 

Use a tecnologia para melhorar processos

É muito comum que as empresas percam dinheiro ou clientes por causa de seus processos lentos e burocráticos, consumindo também um tempo desnecessário dos colaboradores e gestores. De olho nisso, vale a pena fazer uma análise dos processos internos e externos, mapeando como eles ocorrem e quanto tempo eles tomam de cada colaborador. Aproveite esta avaliação para identificar formas de tornar o trabalho mais eficiente. 

A tecnologia pode ser uma grande aliada, permitindo a automação de processos e facilitando tarefas operacionais. Dessa forma, você também faz com as equipes tenham mais tempo para se dedicar a tarefas mais produtivas e menos burocráticas, favorecendo o crescimento da empresa como um todo.

Envolva o colaborador

Por mais que a redução da equipe seja uma das soluções mais aplicadas por empresas que desejam reduzir os custos, esta é uma decisão que pode trazer diversos malefícios, tais como sobrecarga de trabalho, insatisfação, queda na qualidade do trabalho e falta de produtividade. Por isso, o ideal é envolver os colaboradores no processo de redução dos gastos e treiná-los para que eles se tornem cada vez mais capacitados para cumprir suas tarefas e ajudar a melhorar os processos internos. 

Tenha certeza de que escolheu o modelo tributário ideal

O regime tributário define a forma como a empresa paga seus tributos, encargos e impostos ao governo, e a escolha pelo modelo ideal é essencial para ajudar na redução de custos, evitando pagar mais impostos do que o necessário. A escolha do modelo que melhor se encaixa em seu negócio não é uma tarefa fácil, e o ideal é contar com ajuda especializada de um escritório de contabilidade para não fazer uma escolha inadequada.

Terceirize as finanças

Optar pela terceirização de determinados serviços pode ser uma interessante estratégia para garantir a redução de custos de seu negócio, permitindo a redução de despesas estruturais e trabalhistas. Além disso, é possível garantir que determinados setores sejam cuidados por profissionais altamente capacitados e que, muitas vezes, possuem mais recursos para realizar determinadas tarefas da melhor maneira. 

Investir na terceirização dos processos contábeis pode trazer grande economia e ainda favorecer o crescimento da sua empresa, uma vez que este importante setor fica nas mãos de profissionais que possuem conhecimento específico na área. Esta é uma opção que se torna ainda mais vantajosa se levarmos em conta que tanto a legislação como as aplicações tributárias estão em constante mudança, exigindo conhecimento especializado para se adaptar a essas transformações. 

Outros importantes benefícios que podem ser alcançados ao terceirizar a contabilidade da sua empresa são:

  • Garantia de que as exigências legais e tributárias estão sendo cumpridas;
  • Eficiência e produtividade ao lidar com as finanças;
  • Possibilidade de consultoria para novos negócios e investimentos;
  • Redução de processos judiciais relacionados à inconsistência fiscal ou trabalhista;
  • Acesso a conhecimento especializado e aprofundado. 

Para entender por que o investimento nos serviços prestados por um escritório de contabilidade deve fazer parte de seu plano de ação para redução de custos, entre em contato com os profissionais da DJ Contabilidade!

 

Nós da DJ Contabilidade somos uma empresa especializada em contabilidade para a indústria têxtil e contabilidade para escolas, estamos localizados na zona norte da capital São Paulo - SP.

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