A chamada folha de pagamento é uma lista que traz informações sobre a remuneração paga, devida ou creditada aos funcionários contratados por uma instituição, reunindo também os dados referentes aos procedimentos trabalhistas para o pagamento do salário dos colaboradores. Trata-se de um documento de emissão obrigatória para todas as empresas, para efeitos de fiscalização trabalhista e previdenciária. 

Na maioria das organizações, a folha de pagamento representa o maior custo mensal da empresa — e com as escolas isso não é muito diferente, já que há todo o corpo docente e demais colaboradores a serem pagos. O grande desafio para os gestores das instituições, portanto, é reduzir os custos com a folha de pagamento sem precisar demitir ninguém. Confira algumas dicas de como fazer isso sem comprometer o funcionamento da sua escola:

Dicas para reduzir os custos da folha de pagamento

Otimize a jornada de trabalho

Uma jornada de trabalho produtiva e bem aproveitada minimiza a necessidade de os funcionários fazerem horas extras, que geram um custo considerável na folha de pagamento. Para isso, é importante que cada colaborador saiba qual trabalho precisa executar e disponha de todos os recursos para fazer suas atividades da melhor forma possível. 

Se for necessário, reorganize a divisão de tarefas e desenvolva maneiras de gerar mais engajamento, minimizando a procrastinação. Vale lembrar que este tipo de cuidado reduz não apenas a quantidade de horas extras pagas, mas melhora a qualidade de vida dos colaboradores e gera economia de energia elétrica e outros insumos que seriam consumidos com as horas a mais de trabalho.

Crie um banco de horas

Caso seja necessário que os colaboradores façam hora extra ou estejam presentes durante eventos no fim de semana, tais como festas juninas ou atividades com os pais, a instituição de ensino pode criar um banco de horas para seus funcionários. Assim, em vez de arcar com os custos das horas extras, a escola poderá conceder um dia de folga para o funcionário. Esta é uma ação que, além de economia, ajuda a motivar os funcionários. 

Terceirize a mão de obra

A terceirização de algumas áreas e serviços é uma forma bastante eficiente de reduzir os custos com a folha de pagamento, gerando economia principalmente com os impostos. Equipes de limpeza, segurança, portaria e serviços de Recursos Humanos são alguns exemplos de mão de obra que pode ser terceirizada em uma escola — enquanto professores, inspetores e demais profissionais que lidam diretamente com o desenvolvimento do aluno devem ser preferencialmente contratados da instituição. 

Conheça os encargos trabalhistas

São chamados de encargos trabalhistas todos os tributos que incidem sobre o salário do colaborador, seja de maneira direta ou indireta. Em geral, a maioria desses encargos são destinados à manutenção de benefícios concedidos aos profissionais contratados, tais como contribuição ao INSS e depósito do FGTS. Embora esses pagamentos não possam ser eliminados, é importante que a gestão escolar tenha conhecimento e controle sobre eles, de modo a não sofrer com insuficiência de recursos. 

Cuidado com as demissões

Com o intuito de reduzir os custos com a folha de pagamento, muitas empresas optam pela demissão de um funcionário mais antigo e a contratação de um profissional mais jovem e com salário mais baixo. Esta estratégia, porém, pode não ser tão eficiente quanto parece, uma vez que a rescisão do contrato trabalhista e contratação de um novo colaborador também gera custos específicos e que alteram bastante a folha de pagamento. 

Além disso, é preciso levar em consideração o tempo que este novo contratado pode demorar para atingir o mesmo nível de conhecimento e envolvimento que o profissional mais experiente. Caso a produtividade caia ou seja necessário investir em treinamentos específicos, por exemplo, a troca pode não valer a pena. O ideal, portanto, é analisar cuidadosamente a demissão para ter certeza de que ela não será prejudicial para a escola e para a folha de pagamento.

Escolha o regime tributário mais adequado

O regime tributário influencia diretamente no valor a ser pago na folha de pagamento, uma vez que as alíquotas são diferentes para empresas que optam pelo Simples Nacional e para as que se enquadram no Lucro Real ou Lucro Presumido. Embora exista como um facilitador para pequenas e médias empresas, é importante avaliar se este é regime mais vantajoso para sua escola. 

Provisione custos extras

Pagamentos de férias e 13º salário, embora sazonais, podem fazer toda a diferença na folha de pagamento. Por isso, é importante que você tenha uma previsão para esses pagamentos, que devem ser considerados como despesas recorrentes. Estes custos não devem ser esquecidos ou tratados como surpresa, uma vez que fazem parte da folha de pagamento da instituição. 

Também vale a pena manter uma reserva de contingência para imprevistos, tais como acidentes de trabalho, greves, ações judiciais e outras situações que podem comprometer o capital da organização. 

Profissionalize a gestão da folha de pagamento

Por mais que a administração da folha de pagamento seja essencial para o funcionamento da sua escola, este tipo de gestão provavelmente não faz parte de seus conhecimentos especializados. Para garantir que todas as transações e informações referentes ao pagamento dos trabalhadores esteja adequadamente documentada na folha de pagamento, a dica é contar com a ajuda de um escritório de contabilidade. 

Além de evitar que a instituição de ensino esqueça de alguma obrigação legal referente à folha de pagamento, deixar a gestão da folha de pagamento sob a responsabilidade de uma empresa de contabilidade garante que os recursos sejam otimizados da melhor forma possível, reduzindo custos com encargos trabalhistas e demais gastos que poderiam ser eliminados ou minimizados.

A DJ Contabilidade oferece justamente este tipo de serviço contábil voltado para o setor educacional, assessorando gestores a lidarem com todos os processos referentes à folha de pagamentos dos professores e demais colaboradores da instituição. Assim, as finanças da escola se mantêm sob controle, sobrando tempo para que os gestores dediquem seu tempo a atividades voltadas ao desenvolvimento do aluno e de melhores práticas pedagógicas.