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gastos e despesas da escola

Entenda a divisão de gastos, custos e despesas de uma escola

Os conceitos de gastos, custos e despesas são essenciais para a gestão financeira, e entender como cada um deles interfere nas contas da escola pode fazer toda a diferença nas finanças da organização. Isso porque, levando em consideração esses dados, é possível tomar decisões administrativas de maneira mais consciente — escolhendo melhores investimentos e/ou cortes que favoreçam o crescimento financeiro da instituição.

Embora pareçam três sinônimos, gastos, custos e despesas dizem respeito a diferentes maneiras de desembolsar recursos financeiros, com diferentes objetivos. Compreender o que é cada um deles, qual sua importância, como controlá-los e como fazer a divisão entre esses valores é essencial para que a instituição de ensino se mantenha financeiramente saudável e com as contas sob controle.

Diferença entre gastos, custos e despesas

De maneira bastante simplificada, podemos dizer que os gastos são os desembolsos financeiros realizados com o intuito de ter acesso a um bem ou serviço. Os custos são aqueles investimentos feitos para a produção ou prestação de um serviço, enquanto as despesas são as aplicações que permitem obter receita para a escola. Em outras palavras, podemos dizer que os custos e despesas são gastos realizados com objetivos específicos.

Quais são as despesas da escola?

As despesas, por sua vez, são os gastos com atividades operacionais, gestão corporativa e investimentos. Em outras palavras, são os desembolsos financeiros que garantem o adequado funcionamento da escola, bem como seu crescimento e o desenvolvimento de novos projetos. São classificadas entre fixas e variáveis, e destacam-se por serem essenciais para a execução de um bom trabalho por parte da instituição.

As despesas fixas são aquelas que não variam de acordo com o volume de alunos atendidos ou dos serviços oferecidos, tais como aluguel do imóvel, material didático, salário de professores e funcionários, além de mensalidades de serviços contratados. Em geral, essas despesas não causam transtornos à administração financeira, pois são gastos recorrentes e previstos nas finanças da escola.

As despesas variáveis, por outro lado, podem pegar o setor financeiro de surpresa e causar muita dor de cabeça quando não são devidamente controladas. Isso porque essas despesas podem mudar de acordo com o volume de alunos e as atividades realizadas no período, tais como refeições oferecidas para os estudantes e pagamento de horas extras.

Quais são os custos de uma escola?

Os custos são todos os gastos necessários para que a escola se mantenha em pleno funcionamento, e podem estar associados à aquisição de insumos, infraestrutura, mão de obra, encargos, materiais e serviços. Muitas despesas recorrentes podem também ser consideradas um custo, como o salário dos professores e demais colaboradores.

Considerando a administração de uma instituição de ensino, os custos podem ser divididos entre diretos (relacionados ao ensino e às necessidades do aluno) e indiretos (dedicados à manutenção da escola). São exemplos de custos diretos:

  • Salário dos professores e outros profissionais que estão diretamente associados ao aprendizado do aluno;
  • Tributação que incide sobre a folha de pagamento desses profissionais;
  • Materiais que serão utilizados pelos estudantes;
  • Serviços que atenderão diretamente o aluno.

Podemos citar como exemplos de custo indireto:

  • Salário de profissionais essenciais, mas que não são diretamente responsáveis pela educação do estudante (como porteiros, faxineiros e encarregados da manutenção);
  • Encargos tributários referentes ao pagamento desses profissionais;
  • Materiais importantes para o funcionamento da escola, mas que não estão diretamente relacionados ao ensino;
  • Serviços e manutenções importantes para manter o funcionamento da escola.

Qual a importância de fazer a divisão de custos e despesas da escola?

Uma instituição de ensino é também um tipo de negócio e, como tal, precisa passar periodicamente por uma análise dos custos e despesas. Este é um controle que permite que seja avaliado o lucro obtido, além de ajudar na identificação de problemas relacionados a gastos desnecessários e distorções na percepção da saúde financeira da organização.

Para realizar uma avaliação precisa, é preciso dividir e controlar os gastos de modo que seja possível identificar o custo de um aluno individualmente, bem como seu retorno para a instituição. Dessa forma, é possível corrigir os gastos, eliminar desperdícios, realizar mudanças necessárias e aprimorar os resultados da escola como um todo.

Elaborar um relatório de custos e despesas é, portanto, uma excelente forma de reduzir os gastos sem perder a qualidade do trabalho oferecido — na prática, a tendência é que a atuação da escola se torne cada vez melhor, sem que as despesas e custos cresçam desnecessariamente.

Como fazer um relatório eficiente de custos e despesas?

A principal dica para fazer um relatório eficiente de custos e despesas da escola é contar com ajuda especializada em gestão e contabilidade escolar. A profissionalização desta tarefa garante que todas as movimentações financeiras da instituição sejam devidamente controladas e se mantenham em dia, minimizando as chances de a administração se perder em dívidas e até mesmo problemas tributários ou judiciais.

A DJ Contabilidade oferece serviços contáveis voltados para o setor educacional, assessorando gestores em todos os processos que envolvem a administração das finanças da escola. Assim, os profissionais responsáveis pela instituição de ensino conseguem manter as contas em dia e dedicar mais tempo a atividades que permitam desenvolver melhores práticas pedagógicas e novos projetos para o desenvolvimento e engajamento dos alunos.

Além disso, outras dicas importantes e que ajudam diretamente na gestão de custos e despesas escolares são:

  • Estabeleça prioridades;
  • Saiba quais são suas metas de desenvolvimento;
  • Tenha um controle detalhado dos gastos, incluindo até mesmo os menores e que aparentam ser insignificantes;
  • Acompanhe a taxa de inadimplência e, se possível, entenda as motivações de cada caso;
  • Planeje métodos facilitadores de pagamento para evitar a inadimplência;
  • Tenha um fluxo de caixa controlado;
  • Sempre faça um orçamento semestral ou anual, com um teto de gastos;
  • Determine objetivos para a gestão e administração escolar;
  • Invista em tecnologias e sistemas que automatizem as cobranças ou controles;
  • Mantenha contato direto com os profissionais de contabilidade responsáveis pelas contas de sua escola, de modo a entender o que está acontecendo com a empresa e quais os impactos nas finanças.

Tire suas dúvidas conosco, nós, da Dj Contabilidade, somos especialistas na sua empresa, e criamos este artigo especialmente para você!

Esperamos que tenha gostado e que isso te ajude a traçar uma direção concreta para a sua profissão.
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Sucesso e até a próxima.

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