Saber como cobrar seus clientes e evitar a inadimplência é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa, e a otimização deste processo favorece a produtividade e muitas vezes até facilita a realização do pagamento por parte do consumidor. Nesse sentido, encontrar formas de automatizar o processo de cobrança pode favorecer o crescimento financeiro do seu negócio.

Automatizar as cobranças da sua empresa é uma medida que facilita a rotina financeira do negócio, especialmente se existem muitas contas que se repetem mensalmente. Além disso, eliminar os métodos manuais de cobrança pode contribuir para a redução dos custos operacionais, permitindo que os recursos financeiros sejam direcionados para o crescimento de outras áreas. 

Por que automatizar as cobranças da sua empresa?

Além de substituir tarefas operacionais repetitivas — que geram custos e demandam tempo da equipe —, os processos automatizados permitem um controle mais efetivo das cobranças e identificação de devedores. Trata-se, portanto, de um processo que traz muitas vantagens para a administração empresarial e para a gestão financeira. As principais delas são:

• Simplificação de processos financeiros;
• Redução da burocracia;
• Gerenciamento eficaz de clientes;
• Aumento da produtividade;
• Redução e controle da taxa de inadimplência;
• Melhor controle do fluxo de caixa;
• Redução de possíveis falhas manuais;
• Agilidade na cobrança (e, em geral, no pagamento);
• Armazenamento em nuvem;
• Maior segurança administrativa. 

Conforme visto, a adoção de um sistema de gestão de cobranças é uma excelente maneira de otimizar tempo, processos e custos operacionais. Existem diversas formas e canais para realizar as cobranças de maneira automatizada, sendo que cada alternativa pode oferecer facilidades específicas. 

Dicas para automatizar as cobranças

Use SMS

O envio de SMS é um método prático, ágil e seguro para enviar uma cobrança digital a seu cliente, apresentando taxa de leitura de praticamente 100%. Trata-se de uma opção que gera custos baixos para sua empresa, oferecendo amplas possibilidades de automação e elevadas taxas de sucesso. 

Para utilizar esse recurso, você pode disparar mensagens em datas e horários previamente programados, lembrando os clientes do vencimento de suas parcelas, por exemplo. O recebimento é muito mais rápido do que no caso dos boletos enviados por correspondência, e o texto pode incluir o link para o boleto online ou o código de barras para facilitar o pagamento do cliente — eliminando assim a necessidade de ele solicitar uma segunda via.

Envie boletos por e-mail

O envio de boletos diretamente para o e-mail dos clientes é outra maneira bastante simples e ágil de automatizar a cobrança, reduzindo custos de impressão e postagem. A grande vantagem da comunicação por e-mail é que sua empresa pode aproveitar este canal de comunicação para ações de marketing e para estreitar o relacionamento com o cliente. 

Vale lembrar, entretanto, que é sempre necessário pedir autorização prévia para se comunicar com o cliente por e-mail ou SMS, de modo a não ser invasivo nas cobranças. Caso você opte pelo envio de conteúdos publicitários por e-mail, também é preciso solicitar autorização do consumidor.

Gerencie boletos online

Investir em uma plataforma de emissão e gerenciamento de boletos é uma excelente forma de automatizar seus processos de cobrança de maneira prática. Existem ferramentas que ajudam na elaboração e envio dos boletos de maneira fácil e com visualização prática para o usuário. 

Integre seu sistema à rede bancária

A maioria dos bancos e instituições financeiras oferece serviços que permitem a automação de processos financeiros. Por isso, vale a pena pesquisar o que pode ser feito em sua conta empresarial para que seus recebimentos sejam feitos da maneira mais automatizadas possível. A integração também é indicada para agregar parceiros comerciais e diferentes metodologias de pagamento, permitindo o controle a partir de uma única ferramenta ou sistema. 

Unifique sistemas

A unificação de sistemas de controle de pagamentos é essencial para a organização das suas cobranças, permitindo que a automatização da cobrança esteja diretamente interligada com controles de fluxo de caixa e outros sistemas contábeis do seu empreendimento. Por meio da agregação das informações, fica mais fácil visualizar todos os dados referentes às contas da organização e elaborar planejamentos orçamentários mais assertivos para o crescimento da empresa.  

Simplifique o pagamento 

Esta é uma dica que permite não apenas usufruir de todos os citados benefícios da automação, mas que minimiza as chances de inadimplência dos clientes. Isso porque a simplificação das transações de pagamento traz agilidade também para quem está fazendo a operação. É o caso, por exemplo, das compras online em que o sistema automatizado dispensa o preenchimento de dados sempre que um cliente recorrente está fechando uma negociação. 

Utilize a “régua de cobrança”

A chamada “régua de cobrança” é um processo que consiste no mapeamento e documentação dos passos para a cobrança de um cliente. Este é um método bastante eficaz no caso da automação do processo, uma vez que permite planejar antecipadamente quando e como o cliente será cobrado. 

No caso da comunicação por e-mail, por exemplo, é possível estabelece ruma régua em que o consumidor é notificado alguns dias antes do vencimento de sua conta e no dia do vencimento. Caos o pagamento não seja efetuado, a sugestão é enviar uma mensagem automática comunicando o atraso após uma semana e novamente após 10 ou 15 dias do vencimento. Esta mesma régua pode ser aplicada ao SMS. 

Vale lembrar que, em ambos os casos, o ideal é também se comunicar com o cliente para confirmar o recebimento do pagamento na data correta. Além disso, é preciso sempre adotar uma linguagem de cobrança que não seja invasiva, abusiva e não tenha conotação de ameaça. 

Profissionalize a gestão financeira

A melhor maneira de garantir uma gestão de cobrança eficiente e organizada é por meio da profissionalização do processo de automação. A dica, portanto, é contar com o apoio especializado de uma empresa de contabilidade que tenha conhecimento aprofundado a respeito da gestão financeira, controle de recebimentos e administração de cobranças e pendências financeiras. 

Para saber mais sobre como a automatização das cobranças da sua empresa pode facilitar processos, entre em contato com um de nossos consultores.