Sigla para Declaração de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, a Dirf é uma obrigação tributária devida por pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos que tenham sido retidos do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Trata-se de uma declaração que tem como objetivo informar corretamente à Receita Federal os rendimentos pagos por pessoas físicas e jurídicas — tais como os planos de saúde contratados pela empresa.

A Dirf contém as informações referentes ao ano anterior ao da emissão, e informa quanto a fonte recolheu de Imposto de Renda sobre o pagamento de cada um de seus colaboradores e outros contratados, incluindo empresa. A Dirf que deverá ser declarada no ano de 2021, portanto, faz referência aos pagamentos efetuados em 2020.

Quem é obrigado a entregar a Dirf?

A Receita Federal é responsável por, a cada ano, publicar as regras a respeito da obrigatoriedade de entrega da Dirf. Em 2020, a Instrução Normativa RFB 1.915/2019 trouxe as orientações sobre todos os casos que foram obrigados a emitir a Declaração. De maneira resumida, entre os obrigados estão:

• Empresas individuais;
• Pessoas jurídicas do direito público;
• Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado;
• Condomínios edilícios;
• Instituições que administram fundos de investimento;
• Titulares de serviços de registros;
• Sucursais, filiais ou representações de pessoas jurídicas com sede fora do País;
• Associações e organizações sindicais;
• Candidatos a cargos eletivos, mesmo que não tenha ocorrido retenção do imposto.

É importante ressaltar que empresas do Simples Nacional não estão dispensadas da Dirf, mas não precisam de certificado digital para envio da Declaração — as demais empresas precisam estar com a certificação válida.

Quando e como declarar a Dirf?

Em 2021, o prazo para envio da Dirf por meio do Programa Gerador de Declarações é o dia 26 de fevereiro. É necessário fazer o download do aplicativo disponibilizado pela Receita Federal e preencher todos os dados solicitados. Também é possível importar todas as informações do sistema de gestão contábil que sua empresa utiliza, caso a organização conte com este tipo de ferramenta em seu dia a dia.

É importante ficar atento ao prazo de envio, pois o atraso pode gerar multa de até 2% ao mês. Caso sua empresa esteja com algum problema em relação às informações necessárias para o preenchimento adequado da Dirf, é possível optar por enviar a Declaração incompleta e fazer uma retificação posteriormente.

As principais informações que precisam ser preenchidas na Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte são:

• Rendimentos tributáveis, tais como pagamento de salários, distribuição de lucro aos sócios, entre outros;
• Retenção na fonte dos pagamentos para Pessoa Física e Pessoa Jurídica;
• Remessa para o Exterior;
• Valores referentes às deduções nos salários;
• Plano privado coletivo empresarial de assistência médica;
• Valor do INSS.

O que acontece após o envio da Dirf?

As obrigações da empresa não acabam com o envio da Dirf, sendo necessário disponibilizar o informe de rendimento aos colaboradores — que precisam do documento para preencher a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). É dever do empregador informar a seus funcionários todas as deduções e retenções do Imposto de Renda, bem como a natureza e quantias recebidas.

Dados sobre previdência complementar e seguro de vida também devem ser corretamente informados, uma vez que todos esses dados serão cruzados com as declarações de pessoas físicas. Esta é uma exigência que ajuda a evitar a sonegação de impostos tanto por parte da empresa como das pessoas físicas, permitindo que o governo fiscalize o cumprimento das regras de recolhimento do Imposto de Renda.

Caso seja identificada alguma inconsistência nos dados e valores declarados, cabe à Receita Federal verificar as informações de maneira mais aprofundada, com o intuito de identificar o erro e entender como ele ocorreu. Dependendo do caso, o responsável pelo envio errado de informações pode ser penalizado com multas.

Para saber se está tudo certo com sua Dirf, é possível acompanhar o estado da Declaração por meio de um número gerado no momento do envio. Os status possíveis são divididos em 5 etapas:

• Em processamento: indica que a Receita Federal recebeu a declaração;
• Aceita: informa que o documento foi aceito;
• Rejeitada: aponta que erros foram detectados durante o processo, demandando retificação;
• Retificada: quando o relatório foi devidamente substituído;
• Cancelada: indica que a Dirf foi cancelada e não possui mais valor legal.

Como fazer a declaração sem erros?

De acordo com dados da própria Receita Federal, a ocorrência de erros e inconsistências nas declarações de imposto de renda é comum. Em 2019, por exemplo, mais de 700 mil Dirfs enviadas apresentaram algum problema e foram para a chamada “malha fina”. No mesmo ano, pelo menos 5 mil empresas foram autuadas.

Para o ano de 2021, o layout da Dirf foi ligeiramente alterado e pode demandar atenção extra no momento de preencher as informações obrigatórias. A dica para evitar erros, portanto, é baixar o programa antecipadamente e observar atentamente as informações que serão necessárias para o correto envio do documento. Assim, você tem tempo para preparar toda a documentação com calma, minimizando erros.

Outras dicas importantes que podem te ajudar no momento de declarar a Dirf sem dores de cabeça são:

• Mantenha toda a documentação em dia;
• Seja organizado em relação às informações, deixando-as sempre em local acessível;
• Revise todos os dados e documentos;
• Arquive as informações;
• Fique atento aos prazos de entrega e recolhimento de impostos obrigatórios.

A opção mais segura, entretanto, é contar com o apoio de profissionais com conhecimento especializado para gerenciar esses documentos e informações. Um escritório de contabilidade poderá organizar toda a documentação e fazer a Declaração da sua empresa de maneira eficiente, correta e segura para todos. Dessa forma, você evita problemas com o fisco e ainda ganha tempo para se dedicar a outras tarefas essenciais a seu negócio.

Um escritório de contabilidade, além de trabalhar diretamente com as informações de preenchimento obrigatório na Dirf, está sempre atualizado em relação às mudanças nas regras tributárias. Esses profissionais já estão preparados para fazer a declaração de maneira ágil, eficiente e com confiabilidade das informações apresentadas, verificando inconsistências e evitando problemas para sua empresa.