Levando em consideração o ponto de vista da gestão financeira, administrar uma escola significa administrar um negócio como qualquer outro: é preciso coordenar os custos operacionais, o pagamento de salários, o recebimento de mensalidades e todo o fluxo de caixa da instituição. Esta não é uma tarefa tão simples de ser realizada, uma vez que gerenciar uma escola também envolve acompanhar a qualidade pedagógica e o desempenho dos alunos.
Um controle financeiro bem executado favorece uma gestão financeira saudável, uma vez que permite que a organização funcione com as contas equilibradas e sem problemas de capital de giro. Nesse sentido, é importante acompanhar detalhadamente toda a movimentação financeira da escola, além de conseguir fazer uma projeção a respeito dos lucros e contas a pagar, planejando os próximos passos da instituição.
5 itens essenciais para o controle financeiro
O controle financeiro da escola deve levar em consideração especialmente os seguintes itens:
- Contas a receber: pagamento de mensalidades a matrículas;
- Compras: dinheiro gasto pela instituição em compras de material e outros produtos necessários para que as atividades ocorram da maneira satisfatória;
- Salários: quantia paga aos colaboradores — que inclui não apenas os professores, mas todos os profissionais que fazem a escola funcionar, como inspetores, porteiros e agentes de limpeza;
- Impostos: assim como qualquer outra empresa, as escolas também precisam ter controle sobre os impostos e estar atento para pagá-los em dia;
- Demais custos operacionais e negociações.
Benefícios do controle financeiro
Um controle eficiente das contas permite que a escola alcance saúde financeira e saiba onde pode investir seu dinheiro para implementar novos projetos e investir cada vez mais em educação de qualidade. Além disso, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla a respeito da situação econômica da instituição, verificando onde o capital está sendo empregado e identificando possíveis desperdícios.
Outros benefícios do controle financeiro para a escola são:
- Tranquilidade na gestão;
- Corte de gastos desnecessários;
- Planejamento de projetos;
- Acompanhamento do Retorno Sobre Investimento;
- Definição do preço de venda;
- Controle e planejamento eficiente de orçamento;
- Identificação de necessidades da empresa;
- Planejamento de projetos e previsão do futuro financeiro.
Dicas de controle financeiro para escolas
Tenha um planejamento
Elaborar um planejamento realista e detalhado é a melhor forma de ter controle financeiro em sua escola. Nesse sentido, vale a pena fazer uma planilha com todas as despesas fixas da instituição, bem como as despesas variáveis e a projeção de receita mensal. Com base nisso, é possível programar os gastos de um período específico, gerenciar a entrada de capital e verificar como anda a saúde financeira do negócio como um todo.
Implemente um controle para fluxo de caixa
Com o planejamento em mãos, você deve controlar toda a movimentação do caixa escolar — que inclui as entradas e saídas de dinheiro. Um fluxo de caixa devidamente registrado permite que o gestor das finanças escolares identifique se as operações estão sendo favoráveis para a organização, prevendo a necessidade de realizar ajustes nas mensalidades ou até mesmo solicitar empréstimos para suprir uma determinada demanda.
Pague as contas em dia
Pagar as contas sem atraso é a melhor forma de evitar gastos desnecessários com multas e/ou transtornos com o cancelamento de um serviço essencial para o funcionamento da escola — como energia elétrica, por exemplo. Por isso, tenha um controle das datas em que precisam ser realizados os pagamentos das despesas fixas e, sempre que houver algum imprevisto, negocie uma alteração nos prazos juntamente com o fornecedor.
Antecipe pagamentos com desconto
Muitos fornecedores oferecem descontos para pagamentos feitos à vista ou realizados antes da data de vencimento. Fique de olho nessa possibilidade, que pode gerar não apenas economia, mas bons relacionamentos com o mercado.
Anote todos os gastos
O controle financeiro depende diretamente de um controle de gastos impecável, que inclui desde um lanchinho comprado para uma reunião de planejamento até algum item adquirido em caráter emergencial. Tenha em mente que, inevitavelmente, sua escola só conseguirá crescer financeiramente se gastar menos do que receber, e você só saberá se isso está acontecendo se houver um controle minucioso dos gastos.
Identifique gastos que podem ser eliminados
A partir do momento em que você anota todos os gastos da escola, é possível analisá-los individualmente e avaliar sua real necessidade. Pode haver muitas despesas supérfluas que estão afetando diretamente as contas da instituição sem que você perceba, e eliminá-las é uma eficiente maneira de gerar mais lucro.
Saiba quanto você gasta por projeto
É natural e esperado que a escola desenvolva projetos educacionais e atividades complementares para estimular o aprendizado e o envolvimento dos alunos. Cada projeto, entretanto, gera custos específicos e que precisam ser devidamente documentados e avaliados em relação a seus benefícios e objetivos.
Negocie
Negociar tanto com seus clientes como com seus fornecedores pode evitar grandes transtornos financeiros à escola. No caso das contas a receber, por exemplo, pode acontecer de algumas famílias passarem por algum imprevisto que as impeça de pagar a mensalidade do aluno em dia. Como consequência, a instituição de ensino deixa de receber uma receita com que estava contando.
Por isso, estar aberto para negociar com os pais e oferecer facilidades para que eles quitem a dívida é uma ação benéfica para as duas partes. O mesmo cuidado vale para o pagamento de fornecedores: se a escola estiver com algum tipo de dificuldade para pagar uma conta, o ideal é conversar diretamente com seus credores e negociar a dívida e os prazos de pagamento.
Profissionalize a gestão financeira
Como foi dito, a administração escolar envolve muito mais do que o controle financeiro, e deve levar em conta também a condução adequada dos processos educacionais e o oferecimento de um ambiente produtivo para os alunos matriculados. Nesse sentido, profissionalizar a gestão financeira da instituição de ensino destaca-se como uma excelente maneira de garantir o melhor controle financeiro para sua escola.
A DJ Contabilidade é uma empresa especializada em contabilidade escolar, oferecendo serviços que permitem controle total sobre as movimentações financeiras da instituição. Com os benefícios oferecidos por meio da profissionalização da gestão financeira, as contas da escola se mantêm sempre em dia, evitando a contração de dívidas, o pagamento de multas e atrasos nos pagamentos dos salários.
