Definir e acompanhar as métricas financeiras para sua escola é uma metodologia fundamental para analisar a saúde e a sustentabilidade do negócio. Esses indicadores também possibilitam que os gestores tomem decisões importantes a respeito dos próximos investimentos e projetos, além de permitir a criação de estratégias eficazes para melhorar o desempenho da instituição.
As métricas financeiras para escolas servem como base para avaliar se está tudo correndo bem com o caixa da instituição, identificando as áreas com maiores gastos e aquelas em que é possível investir mais para garantir o crescimento do negócio e da qualidade do ensino. Estes são dados fundamentais para que os gestores mobilizem suas equipes e recursos em prol de melhores resultados.
Qual a importância das métricas financeiras?
Assim como em qualquer tipo de empreendimento, uma escola precisa acompanhar indicadores para saber se suas ações estão sendo acertadas ou se precisam de ajustes. As métricas são essenciais justamente para entender a realidade do negócio e identificar em quais aspectos é preciso melhorar.
No caso das instituições de ensino, é importante que as métricas não sejam destinadas apenas à parte financeira, e abranjam também fatores como qualidade de ensino, capacitação acadêmica e pedagógica, desenvolvimento de projetos extracurriculares, desenvolvimento escolar e até mesmo taxa de frequência dos alunos. Embora essas sejam métricas acadêmicas, e não administrativas, elas influenciam diretamente nos resultados alcançados e precisam ser acompanhadas.
Quando todos esses fatores são acompanhados simultaneamente, é possível perceber como eles estão entrelaçados e como cada um afeta os demais. Desta forma, se torna muito mais fácil realizar ajustes sempre que necessário.
Principais métricas financeiras para escolas
Levando em consideração o setor financeiro, as principais métricas que devem ser acompanhadas em sua escola são:
Custo de aquisição de cliente
Conhecido pela sigla CAC, o custo de aquisição de cliente é uma das métricas financeiras consideradas essenciais para qualquer negócio, independentemente de seu segmento de atuação. Esta é uma métrica para escolas que aponta a relação entre os investimentos com ações de captação e a quantidade de alunos convertidos no período.
Taxa de cancelamento de matrícula
A taxa de cancelamento é mais um fator que deve ser levado em consideração por administradores de todos os segmentos, uma vez que afeta diretamente a receita da empresa e pode ser fatal para o futuro do empreendimento. Esta métrica para escolas deve levar em consideração não apenas as matrículas que foram canceladas, mas os alunos que deixaram a instituição ao longo do ano letivo.
Custo de serviço prestado
Esta é uma métrica que diz respeito aos gastos necessários para que toda a escola funcione adequadamente, o que inclui os salários dos profissionais, tecnologias usadas, custo com matéria-prima, manutenção do espaço, energia elétrica. Este é um valor que pode variar bastante de acordo com cada mês, principalmente se a escola fizer ações específicas de acordo com cada época do ano. É importante saber identificar o que influenciou nas variações custo, seja para mais ou para menos, de modo a avaliar se elas foram válidas e justificáveis.
Taxa de inadimplência
Ter controle sobre o volume de mensalidades atrasadas é uma das métricas financeiras mais importantes para entender a situação financeira da escola e identificar a necessidade de criar campanhas de cobrança. Outra ação que pode surgir a partir desta métrica é a elaboração de um plano de vantagens para pais que pagam as mensalidades em dia, seja oferecendo um desconto ou até mesmo facilitando o processo de pagamento.
Receita recorrente mensal
Empresas que recebem pagamentos recorrentes, como é o caso das mensalidades escolares, têm uma denominação diferente para a receita gerada no mês. O montante recebido é chamado Receita Recorrente Mensal, que é calculado com base na soma do que foi recebido a cada mês — sem considerar valores relacionadas à taxa de adesão, compra de uniforme e outros recebidos que não sejam a mensalidade.
Ticket médio
Este é um termo que diz respeito ao valor médio que um estudante paga à sua escola. Embora este pareça um valor óbvio, já que uma instituição de ensino normalmente cobra mensalmente, este é uma métrica que ajuda na precificação e valorização do seu serviço.
Para chegar ao ticket médio, é necessário somar a receita recorrente mensal aos serviços e atividades extras — como cursos extracurriculares e atividades específicas. Em seguida, o valor encontrado deve ser dividido pelo número de matrículas. Não contabilize os alunos com bolsa integral, uma vez que eles não geram receita.
Total de descontos
Caso a escola conceda bolsas de estudo, é fundamental ter controle sobre o impacto desses descontos sobre a receita da empresa. Também é importante que haja controle sobre as mensalidades atrasadas e os acordos feitos com os responsáveis, pois essas negociações certamente afetam o caixa da empresa.
Por onde começar?
Escolas que desejam implantar métricas financeiras para garantir um controle de sua saúde devem começar entendendo seu custo de aquisição por cliente. Isso porque a lógica diz que, quanto menor for o CAC, maior será a rentabilidade da instituição. A partir deste dado, é possível definir melhores estratégias tanto para conceder descontos como para decidir onde e quando investir.
Também é importante que a escola saiba entender se é mais importante conquistar novos alunos ou investir na manutenção daqueles que já estão matriculados. Dependendo do CAC identificado e do ticket médio, pode ser muito mais vantajoso para a instituição apostar na retenção dos alunos, em vez de tentar trazer novos clientes.
Embora seja importante ter conhecimento a respeito das métricas que afetam sua escola, a melhor maneira de ter controle total e entendimento a respeito da saúde financeira da sua escola é por meio do investimento na profissionalização da contabilidade. Isso porque contar
