A legislação brasileira é muito complexa e burocrática, podendo fazer com que os empreendedores cometam erros fiscais capazes de prejudicar significativamente o futuro da organização. Isso porque, além de fazer com que a empresa fique sujeita a sanções administrativas e bloqueios tributários, esses equívocos podem gerar custos relacionados a multas e demais despesas administrativas.
Muitos desses erros fiscais, felizmente, podem ser evitados ou corrigidos por meio de mudanças simples na rotina administrativa da sua empresa. O conhecimento especializado de profissionais em contabilidade também pode ser essencial para corrigir falhas e ajustar os processos da organização para que nenhum desses problemas ocorra e prejudique a saúde financeira da empresa.
Entenda a seguir quais são os erros mais comuns cometidos pelos empreendedores e saiba como evitá-los:
7 principais erros fiscais que podem prejudicar sua empresa
Subestimar a importância do planejamento
Um planejamento cuidadoso é o primeiro passo para evitar e minimizar erros fiscais. Nesse sentido, elaborar uma agenda e um planejamento tributário é uma excelente forma de seguir todas as suas obrigações perante o fisco, evitar multas e minimizar o pagamento de taxas administrativas adicionais.
Perder prazos
Esquecer alguma obrigação fiscal pode acarretar multas e penalidades severas, sendo este um dos erros fiscais capazes de prejudicar drasticamente a saúde financeira da sua empresa. Por isso, é fundamental sempre acompanhar o calendário tributário da sua cidade, estado e união, além de organizar adequadamente os prazos e rotinas fiscais do seu negócio.
Não ter um controle sobre as notas emitidas
Um controle inadequado das notas fiscais emitidas pode trazer grandes problemas à sua empresa, caso seja necessário prestar contas à fiscalização. Além disso, é importante estar sempre em dia com a chamada Lei da Guarda, que obriga o armazenamento das notas recebidas e emitidas dos últimos 5 anos. Para evitar problemas e prejuízos, portanto, esteja sempre atento a todos os documentos fiscais da sua empresa, armazenando-os de maneira organizada e segura.
Preencher dados errados
O processo de escrituração de notas é obrigatório para empresas que utilizam Nota Fiscal Eletrônica, mas o preenchimento e envio desses documentos estão sujeitos a erros humanos. Alterações na ortografia, pontuação, gramática, interpretação de dados ou até digitação incorreta podem fazer com que o envio da escrituração não seja feito ou, dependendo do caso, fazer com que sua empresa apresente em alguma irregularidade fiscal. Sempre faça a conferência das notas antes de escriturá-las, de modo a evitar erros fiscais.
Não ter um padrão para rotinas fiscais
Criar uma rotina padrão para os procedimentos fiscais é uma eficiente maneira de minimizar erros e evitar o esquecimento de alguma etapa essencial do processo contábil e fiscal. A falta de padrão, por sua vez, favorece a desorganização e dificulta a identificação de erros e falhas processuais, bem como sua correção.
Não contar com auxílio de um serviço contábil qualificado
Contar com o conhecimento especializado de um contador é a melhor forma de evitar erros fiscais, além de aprimorar a gestão do seu negócio no que diz respeito às finanças e tributos. Este profissional poderá auxiliar na apuração de impostos, no lembrete dos prazos para recolhimento dos impostos, fixação do regime tributário mais adequado ao negócio e correto preenchimento e envio de documentos.
Utilizar tecnologias defasadas
A gestão fiscal tem acompanhado as evoluções tecnológicas, e atualmente há recursos como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e e-Social. Porém, muitos empresários não se adequaram às transformações digitais e acabam ficando para trás quando o assunto é controle de documentos e informações fiscais. Dessa forma, há mais chances de que esses dados fiquem bagunçados e a empresa acabe cometendo erros fiscais.
Entenda a importância de uma boa gestão fiscal
Além de ajudar a evitar erros fiscais, uma gestão fiscal eficiente impacta diretamente a apuração dos impostos pagos por sua empresa, bem como em outras obrigações tributárias acessórias — como no envio de declarações e demonstrativos. Como consequência, seu negócio tem maior segurança no que diz respeito às questões fiscais, evitando multas, bloqueios e demais sanções.
Quando uma organização apresenta alguma irregularidade fiscal, ela é punida com taxas que podem se tornar muito altas — especialmente quando há juros envolvidos. Além disso, os órgãos tributários podem bloquear suas certidões de regularidade fiscal, fazendo com que sua empresa se torne devedora. Estar atento à legislação fiscal e seguir atentamente as normas vigentes, portanto, é essencial para a saúde financeira da sua empresa.
Evite erros na emissão de notas
Lidar com a emissão de notas fiscais, bem como controle de pagamentos e acompanhar os documentos financeiros, pode ser uma tarefa bastante complexa. A emissão errada de notas é mais um dos erros fiscais recorrentes em empresas, demandando bastante atenção para evitar problemas com o fisco.
No que diz respeito especificamente à emissão de notas, alguns dos erros mais comuns e que devem ser evitados são:
- Não ter um certificado digital válido para assinar virtualmente as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e);
- Deixar de emitir nota fiscal;
- Não distinguir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Cada um desses modelos é usado para recolher impostos diferentes;
- Emitir mais de uma nota para pagamentos realizados parcelados;
- Não fazer um back-up e armazenar corretamente as notas em formato eletrônico;
- Emitir uma única nota para prestação de serviços diversos;
- Preencher a nota com dados errados, sendo que os mais comuns são Recibo Provisório de Serviços (RPS) inadequado, código municipal inválido e Código Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) inexistente;
- Emitir notas manualmente, em vez de utilizar uma plataforma digital adequada. Esta prática pode favorecer erros fiscais relacionadas a falhas humanas, além de exigir mais tempo de trabalho.
Quem trabalho com emissão de muitas notas ou tem a pretensão de aumentar significativamente a cartela de clientes deve, preferencialmente, contar com ferramentas auxiliares para evitar erros fiscais e ter maior controle sobre suas finanças. O mais indicado é investir nos serviços de uma assessoria contábil especializada. Dessa forma, é possível evitar erros fiscais e ter mais segurança no momento de prestar contas ao fisco.
